Privacy en gegevens

Wie biedt Trajivo aan?

Trajivo wordt aangeboden door JP Producties, gevestigd aan Roerdomp 84, 4872 PN Etten-Leur. JP Producties is ook de aanbieder van Takto. Voor vragen over Trajivo gebruik je info@trajivo.nl.

Voor persoonsgegevens die JP Producties voor de eigen bedrijfsvoering verwerkt, zoals accountbeheer en support, is JP Producties de verwerkingsverantwoordelijke. Voor cliëntgegevens die je organisatie in Trajivo vastlegt, bepaalt je organisatie het doel van de verwerking. JP Producties verwerkt deze gegevens in opdracht van je organisatie om Trajivo te leveren.

Meer over deze rollen lees je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je account en werkruimte

Bij registratie worden je naam, e-mailadres en een beveiligde afgeleide van je wachtwoord opgeslagen. Je wachtwoord wordt niet als leesbare tekst bewaard. Je werkruimte bevat de organisatiegegevens die je zelf invult.

De gegevens die je zelf toevoegt

Je kunt cliënt- en contactgegevens, trajecten, afspraken, omschrijvingen, documenten en uren vastleggen. Voor facturen bewaar je daarnaast gegevens van je organisatie en opdrachtgever. Deze gegevens blijven opgeslagen wanneer je uitlogt.

Informatie in re-integratiedossiers kan gevoelig zijn. Leg alleen vast wat nodig is voor de begeleiding en wat je organisatie mag verwerken. De mogelijkheid om een notitie of document toe te voegen bepaalt niet welke gegevens daarin thuishoren.

Waarvoor gebruiken we gegevens?

JP Producties gebruikt account- en organisatiegegevens om je toegang te geven, de werkruimte te beheren en ondersteuning te bieden. Dossiergegevens worden verwerkt voor de functies die je gebruikt, zoals trajectbeheer, planning, documenten, uren en facturatie. Contactgegevens worden ook gebruikt voor uitnodigingen, wachtwoordherstel en het beantwoorden van vragen.

Hosting en e-maildiensten

• Hetzner Online GmbH: hosting van de applicatie, database en opgeslagen documenten op servers in Helsinki, Finland, binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
• Resend (Plus Five Five, Inc.): verzending van accountmails, zoals uitnodigingen en wachtwoordherstel. Hierbij kan Resend e-mailadressen, berichtinhoud en technische aflevergegevens verwerken.

Bij e-mailverzending via Resend kan verwerking in de Verenigde Staten plaatsvinden. De locatie van de hosting betekent dus niet dat alle verwerking door alle dienstverleners binnen de EER blijft.

Toegang binnen je organisatie

Een account geeft toegang tot één organisatie. De eigenaar en beheerders kunnen alle dossiers van die organisatie bekijken. Voor andere medewerkers stel je toegang tot alle dossiers of geselecteerde cliënten in. Wijzigingsrechten worden apart ingesteld. Facturatie vereist factuurrecht en toegang tot alle dossiers.

Documenten zijn alleen via een ingelogd account met toegang tot het betreffende dossier te downloaden; ze hebben geen openbare downloadlink.

Ingelogd blijven en accountmails

Trajivo gebruikt een sessiecookie om je ingelogd te houden. Een sessie verloopt na zeven dagen en wordt bij uitloggen ingetrokken. Uitnodigingen en wachtwoordherstel gebruiken je e-mailadres om een link te versturen.

Accountbeveiliging en activiteitenlogboek

Je kunt tweestapsverificatie inschakelen met een authenticator-app. De instelsleutel wordt versleuteld opgeslagen; herstelcodes worden alleen als beveiligde afgeleide bewaard. Een wachtwoordherstellink schakelt tweestapsverificatie niet uit.

Het activiteitenlogboek bevat de naam van de handelende gebruiker, het tijdstip, het soort handeling en het betrokken recordnummer. Dit betreft onder meer accountbeveiliging, toegangsbeheer, dossierwijzigingen en documentdownloads. Alleen actieve eigenaren en beheerders kunnen het logboek van hun organisatie bekijken. Dossierinhoud, bestandsnamen, wachtwoorden en geheime codes worden hierin niet opgenomen.

Gegevensexport en documentcontrole

Je kunt een toegankelijk cliëntdossier downloaden als ZIP met gegevens, een leesbaar overzicht en beschikbare documenten. Eigenaren en beheerders kunnen ook de volledige organisatie exporteren. Wachtwoorden, geheime codes en toegangstokens worden niet meegenomen. Bewaar exports zorgvuldig: ze bevatten persoonsgegevens en vallen na downloaden onder je eigen beheer.

Geüploade documenten worden op bestandstype en met ClamAV gecontroleerd voordat ze beschikbaar worden voor downloaden of exporteren. De scanner draait binnen dezelfde hostingomgeving; documenten worden niet naar een externe scandienst gestuurd. De scanner haalt wel virusdefinities op. Tijdstip, controleresultaat, scanner-versie en controlewaarde worden bij het document bewaard. Een geslaagde scan sluit niet iedere mogelijke dreiging uit. Onbeoordeelde en geblokkeerde bestanden blijven opgeslagen, maar worden niet als bestand in exports opgenomen.

Bewaren van gegevens

Concrete bewaartermijnen voor accountgegevens, cliëntdossiers, technische gegevens en back-ups worden nog vastgesteld. Deze pagina noemt daarom nog geen vaste verwijdertermijnen. Uitloggen of een document archiveren verwijdert je gegevens niet. Eigenaren en beheerders kunnen per cliëntdossier een bewaarafspraak en bewaarblokkade vastleggen bij een gegevensverzoek. Die afspraak moet inhoudelijk zijn beoordeeld; Trajivo bepaalt de termijn niet.

Exporteren, archiveren en verwijderen

Rapportages over trajecten en uren kun je exporteren als CSV. Met factuurrecht kun je ook een facturenoverzicht exporteren en facturen als PDF downloaden. Dit is geen volledige export van alle account- en dossiergegevens.

Bij Instellingen → Gegevensverzoeken kunnen eigenaren en beheerders een volledig cliëntdossier laten verwijderen of anonimiseren. Vooraf worden de gevolgen getoond. Een lopende bewaartermijn, bewaarblokkade of gekoppelde factuur verhindert uitvoering. Uitvoering vereist een afzonderlijke bevestiging met het wachtwoord en, als ingeschakeld, een tweede factor.

Beide handelingen wissen documenten, vrije tekst, trajecten, activiteiten en uren. Anonimiseren bewaart alleen een lege, afgeschermde cliëntvermelding. Interne nummers en het activiteitenlogboek blijven bestaan; dit is geen garantie dat koppeling met gegevens buiten Trajivo onmogelijk is. Facturen, externe kopieën, exports en back-ups worden niet door dit verzoek verwijderd en vragen afzonderlijke afhandeling.

Archiveren van documenten of uren verwijdert de opgeslagen gegevens niet. De alpha heeft geen functie waarmee je zelf je volledige account en alle bijbehorende gegevens verwijdert. Neem voor vragen over inzage, correctie, bewaartermijnen of verwijdering contact op via info@trajivo.nl.